Olá, oficineiros e oficineiras do Brasil! Escrevo aqui e compartilho com vocês dicas inspiradas no meu trabalho diário em auxiliar e tornar a sua oficina ainda mais lucrativa. Nesta edição, venho falar de um tema que gerou grandes reflexões durante os atendimentos que realizei: quando devemos contratar um profissional ou um serviço terceiro para auxiliar no administrativo da oficina?

 

A decisão de contratar um funcionário administrativo para a sua oficina deve ser cuidadosamente ponderada, levando em consideração diversos fatores. Por isso, aqui estão algumas considerações que podem ajudá-lo a determinar o momento adequado para fazer essa contratação:

 

1 - Tempo gasto em tarefas: Se você, como proprietário, está gastando muito tempo em tarefas administrativas em detrimento das atividades principais da oficina, pode ser um indicativo de que é hora de delegar essas responsabilidades a um profissional dedicado.

 

2 - Erros frequentes ou atrasos: Se você perceber que há erros frequentes ou atrasos em tarefas administrativas devido à sobrecarga de trabalho de atendimento, compra, orçamentos, a contratação de um serviço ou profissional pode lhe ajudar a melhorar a eficiência e reduzir esses problemas.

 

3 - Feedback dos clientes: Se os clientes começarem a reclamar sobre a demora no atendimento, demora no orçamento, a falta de organização ou outros problemas administrativos, isso pode ser um sinal de que é hora de investir na área administrativa.

 

4 - O Crescimento do negócio: Se sua oficina estiver crescendo, é natural que a carga administrativa também aumente. Avalie se o quadro de pessoal atual consegue lidar com a demanda ou se é necessário reforço nesta área.

 

5 - Análise financeira: Faça uma análise financeira para determinar se a contratação de um funcionário administrativo é viável. Considere o custo do salário, dos encargos como 13° salário, férias, FGTS e os demais os benefícios como vale alimentação, refeição, auxílio transporte e até plano de saúde. Fazendo esse comparativo você identifica se a contratação trará maior eficiência e qualidade ao serviço.

 

6 - Habilidades: Considere as habilidades específicas necessárias para as tarefas administrativas da sua oficina. Certifique-se de contratar alguém com as competências adequadas para lidar com as demandas específicas do seu negócio. Exemplo: se é para atendimento, ter uma boa comunicação, perfil de vendas, pró atividade. Se forma para a área de finanças, uma pessoa centrada, focada, que disciplina e senso crítico.

 

7 - Tecnologia: Se já tiver implementado tecnologias ou sistemas de automação e mesmo assim sentir a necessidade de mais suporte administrativo, isso pode ser um indicativo de que a contratação é justificável, seja ela como um profissional ou um serviço administrativo e financeiro terceirizado.

 

Lembre-se de que cada oficina é única, e o momento certo para contratar pode variar. Avalie regularmente a eficiência operacional e esteja atento aos sinais que indicam a necessidade de apoio administrativo adicional. Você pode contratar, treinar e acompanhar um profissional, ou, contratar um serviço profissional que faça tudo isso pra você. Quer saber mais sobre? Fale comigo através das minhas redes sociais. Eu fico por aqui, até a próxima!

 

Karine Quinjalmo – Rainha das Oficinas

 

Mãe do Enzo

 

Filha e irmã de mecânicos

 

Consultora especialista na gestão de oficinas

 

@karinequinjalmooficial